Als een Belg in het buitenland overlijdt dan moeten de volgende instanties in het betreffende land verwittigd worden:
- de lokale overheid;
- de Belgische ambassade of het Belgische consulaat.
De lokale overheid zal de overlijdensakte opmaken. Als dit niet mogelijk is, zal de Belgische ambassade of het Belgische consulaat de akte opmaken.
U laat de buitenlandse overlijdensakte het best overschrijven in de Belgische registers van de burgerlijke stand. Dat is niet verplicht, maar het is gemakkelijker om nadien uittreksels of afschriften van die akte op te vragen.
Als de overlijdensakte niet overgeschreven is in België moet u de uittreksels of afschriften opvragen in het buitenland. Dat is niet altijd even gemakkelijk.
Voor niet-Belgen bestaat de mogelijkheid tot het overschrijven van een akte niet.
Om een buitenlandse overlijdensakte over te schrijven in België moet de akte eerst erkend worden in België.
Een buitenlandse overlijdensakte moet aan enkele voorwaarden voldoen om in België erkend te worden:
- De buitenlandse akte van de burgerlijke stand moet opgesteld zijn door de buitenlandse bevoegde autoriteit. Ze moet ook de vorm hebben die in dat land gebruikelijk is.
- Buitenlandse akten moeten gelegaliseerd zijn. Bij het legaliseren van een document bevestigt een ambtenaar de echtheid van een handtekening op dat document.
- Akten die in een vreemde taal opgesteld zijn, moeten door een beëdigde vertaler vertaald worden in Nederlands, Frans of Duits. U moet de taal kiezen van de Belgische gemeente waar de akte wordt overgeschreven.
De handtekening van een buitenlandse beëdigde vertaler moet ook gelegaliseerd worden.
In België kan u de lijst van de beëdigde vertalers krijgen op de griffie van de rechtbank van eerste aanleg.
U mag de akte laten overschrijven in de registers van de burgerlijke stand van de laatste woonplaats van de overledene in België.
Voor de aangifte van een overlijden in het buitenland hebt u volgende documenten nodig:
- voor een niet-Belg of voor een Belg wanneer u een melding in het bevolkingsregister voldoende vindt:
- een uittreksel van de overlijdensakte, voorzien van de nodige legalisatie en vertaling ervan naar het Nederlands.
- voor een Belg wanneer u de akte wil laten overschrijven in de Belgische registers van de burgerlijke stand:
- een volledig eensluidend afschrift van de buitenlandse overlijdensakte voorzien van de nodige legalisatie en vertaling ervan naar het Nederlands, Frans of Duits. U moet de taal kiezen van de Belgische gemeente waar de akte wordt overgeschreven.
- en in beide gevallen:
- de identiteitskaart of verblijfskaart van de overledene
- eventueel het rijbewijs van de overledene
- eventueel het Belgisch paspoort van de overledene
- het trouwboekje van de overledene als hij of zij gehuwd was en als het beschikbaar is.
De overschrijving gebeurt gratis.